Проект-менеджер, думаете что знаете, кто это?

Итак проект-менеджер или менеджер проектов, отвечает за реализацию любых проектов, которые люди делают сообща, это постная сводка из интернета. Очень общая формулировка, поэтому попробуем разобрать детали.

Ниже будет история про этот купол. Макет МЦД в Москве.

Руководитель проектов в макетной мастерской: это такой трехголовый многорук, который успевает следить сразу за 5-8 командами, 10 проектами, 4 отделами, закупками, придумывает решения, коммуницирует с клиентом и отделом продаж. Звучит как-то невероятно, да? По сути, это, действительно, крайне сложная работа, которая требует не только стандартных качеств руководителя, но еще и насмотренности, креативного мышления и очень серьезных коммуникативных качеств.

Для начала разберем процесс работы уже опытного проект-менеджера. Для компактности информации справедливо будет разместить тут должностную инструкцию проект-менеджера:

Работа с персоналом:

— поиск, организация обучение персонала

— обеспечение рабочим инструментом

— расчет заработной платы

— формирование графика дежурств

— организация корпоративных мероприятий (дни рождения сотрудников)

— формирование графика отпусков

— формирование мотивации сотрудников

— формирование задач в период отсутствия проектов

Ведение проекта:

— приемка задания от менеджера

— назначение команды, проектировщиков и макетчиков

— поиск подрядчиков и поставщиков в случаях, когда требуются специфические товары\услуги (например токарные работы, микропайка, акриловые стержни и пр.)

— контроль отгрузки/монтажа макета:

* поиск перевозчика, грузчиков, подрядчика на месте выгрузки для монтажа (если это предусмотрено заданием)

* проверка комплектности шнур, рем.комплект, инструкция, пакет документов

Закупка:

— УФ печати под проект

— самоклейки с печатью

— электрики

— узко направленных материалов под проект

— инструментов для сотрудников

— ведение кассы (еженедельное планирование предполагаемых трат и ежедневный отчет по совершенным тратам)

— пластики, акрил, мох, краски, клея, шпаклёвки, флок, ножки, крепления для купола, скотч, присыпки, машинки, человечки, фонари, канцтовары, бытовая химия, брус, ДВП, пленки

Общие

— приемка товаров и работ от подрядчиков

— приемка изделий мебельного цеха

— поиск и тестирование новых материалов и способов изготовления деталей макета

Это очень сухая выжимка того, что необходимо делать проект-менеджеру в макетной мастерской.

История развития этой должности в ГОСМАКЕТ такая:

около 5 лет назад, когда мы начали делать одновременно больше 2 проектов, одному проектировщику, который, кстати, имеет ряд управленческих функций, стало невозможно, ввиду тотальной загрузки качественно отслеживать работу в 3 и более проектах, одновременно проектируя и вникая в детали по каждому макету. Тогда одного из топовых проектировщиков, совместно было принято решение, назначить проект-менеджером и снять с него часть функций проектировщика. Но все оказалось не так просто, потому что, далеко не всегда, исполнитель может выполнять работу управленца. Вот мы в постсоветском пространстве привыкли недооценивать важность управления компаниями, проектами, командами. А на самом деле задача управленца — брать на себя ответственность за принятие решений, за сроки, за материальные ценности и прочее. Это вам не хухры-мухры. В общем первый проект менеджер, отдаю ему должное, продержался в новой должности около года, и со стороны, проведя большой отбор кандидатов, мы нашли Ханну (имя изменено). Она проработала в рекламно-полиграфической компании 4,5 года, где курировала проекты. Там ее потенциал не удалось раскрыть в полной мере, почему, собственно, она и начала поиск нового места работы. Ханна набрала максимум пунктов по всем разделам отбора и вышла на стажировку в ГОСМАКЕТ. Самое интересное в этой истории то, что даже при наличии большого опыта с материалами и управления командами, нам потребовался целый год, чтобы прийти к одинаковому пониманию эстетики и выдать ей полный комплект полномочий. На текущий момент Ханна может одновременно вести до 9 проектов, что, в среднем по бизнесу, является очень значимым количеством. Следующим этапом развития будет найм параллельного проект-менеджера и вывод одного из них на должность директора производства, но это пока теория.

За все 4 года работы эволюция взаимоотношений с Ханной получилась крайне богатая и накопилось куча историй. Однажды, мы выполняли работы по изготовлению сложного технического макета театра с управлением подсветки каждого посадочного места с сенсорного моноблока для крупного города. Госзаказ. Забегая вперед скажу, что история этого проекта закончилась отказом заказчика от макета в одностороннем порядке, и дело совсем не в качестве или в сроках. Просто у государства есть такая возможность. Ну так вот связались мы в тот момент с новым перевозчиком, который взялся отвезти макет от производства до точки экспозиции. А случилось там следующее: водитель перевозчика, будучи застрахованным, втихаря от своего диспетчера, передал груз другому водителю, потому что, видите ли, у него там «обстоятельства». Ханна же будучи бдительной, узнала об этом в час ночи прямо в процессе перевозки. Случился ночной консилиум ГОСМАКЕТ и мы решили, что нужно уведомить нашего подрядчика, на минуточку мы об этом знали, а он нет. Попросили урегулировать вопрос так, чтобы не пострадал наш макети не потерять гарантии от страховой. Но все вышло из под контроля. Водитель позвонил нашей Ханнее и сказал, что прямо на трассе, под Воронежем, выгружает макет, потому что его не устроили ультиматумы, которые прилетели от нашего прямого подрядчика. Короче нервоз, цена контракта больше 1 млн рублей, репутация, да и в целом представьте какие ощущения у Ханны, которая от ответственности никогда не уходит, а принимает ее на себя в полной мере! В итоге в 3:00 у меня в мессенджере заявление об увольнении. Конечно, на утро всё обсудили, и заявление она забрала, потому что это скорее эмоция, чем взвешенное решение. Что с макетом? Ханна урегулировала самостоятельно ночью эту жуткую некомпетентность подрядчика и макет доехал.

Тот самый Макет театра 1,5х1,5 метра и 6000 посадочных мест.

Что еще случалось? Да столько всего, что одной статьей тут не обойтись. Это и сотрудники, которые считали, что у них воруют детали для макетов. Ханна, в итоге, находила их на полу. Это супер срочные решения по поиску альтернативных материалов, потому что на рынке временами пропадали те или иные пластики. Это 24 комплекта правок от заказчика, с которым мы попали в кабальные условия из за его неограниченной власти и нулевого представления о масштабах, дело закончилось его благодарностью. Как вспомню — «мне нужны яблоки на яблонях!», а дерево 1 см в высоту. А вот еще, заказали, однажды, купол у подрядчика сферический, диаметром 2,8 метра (см первое изображение). Возить его на проверки рискованно, потому принято решение было привезти его сразу на монтаж макета. Подрядчик привез купол у которого посередине идет шов, ну и конечно такое у него принять невозможно. Подрядчик сказал, что больше ничего сделать не может, даже не так, он сказал: «ну я же не волшебник, вы итак меня до инфаркта довели». А Ханна нашла решение, собрала нужных людей и за 2 суток располировали этот шов до его отсутствия, купол, кстати, позднее мы заменили на новый. Тогда мы решили что Никита, который сильно помог с куполом, — «Волшебник». В целом, если такие проект менеджеры будут во всех компаниях, бизнес в России, я считаю, будет расти просто взрывными темпами.

Как свидетель становления сильного управленца, хочу донести такую идею: Руководитель — это не козел отпущения, это человек который старается сделать лучше для подчинённых и для компании. И понятно, что руководитель не «сникерс», чтобы нравиться всем, но чуточку моральной поддержки ему никогда не помешает. Мир создают неравнодушные люди. И если мы больше будем задумываться о том, что даем сами, чем бесконечно требовать от окружающих отдачи, тем этот мир будет становиться богаче, чище и светлее!

Ваши комментарии мне очень помогут развиваться в писательстве, так что не проходите мимо!